Tener un momento hacer ejecutar. Piensa en cuando vas a comer, hacer deporte, leer, etc.

Crear una serie repetida de ejecuciones. No rompas la serpiente. El que tiene una serie no quiere que se rompa.

Tomar la decisión antes de empezar y no cada vez de nuevo. No hace falta tomar la decisión de limpiarse los dientes todos los días. Esta decisión ya la has tomado hace tiempo.

Escribir me ha cambiado la vida.

Debes trabajar de forma intensa (mínimo una semana) para conocer tus bloques de atacar tareas complejas, ser creativo, reuniones con terceros, etc. Este conocimiento hará que te planificarás mejor en función de tus capacidades de sacar faena.

• Redactar un mail.
• Apuntarme una tarea.
• Realizar una llamada.
• Rellenar un documento.

Tú lo nombras. La mejor forma de mantener un nivel alto de organización es no permitir que llegue a tu lista de tareas. Lo que puedas, hazlo enseguida. Lo que no, te lo apuntas. No tardes en documentarte porque sino las cosas quedan en el olvido y surge el caos.

Vayamos al grano.

El mejor truco de productividad que conozco es finalizar la tarea antes de apuntarla.

Es cómo jugar al tenis. Siempre que puedas devolver la pelota al otro campo tendrás menos ruido en tu lista de tareas.

Muchas veces es responder a un mail.

También pueden ser cosas de casa. Recoger la mesa. Hacer la cama. Etc.

No tener tareas pendientes te permite estar más relajado. Al menos a mi me ayuda.

Foto de Adobe Stock

Cada uno tiene un contexto diferente y lo hago yo igual no te sirve a ti. Antes era gran fan de las listas de tareas. Con el paso del tiempo se convertían en monstruos porque se acumulaba demasiada faena. No era capaz de tacharlas todas. Nunca.

Ahora hago esto. Ya no tengo listas de tareas. En cuanto me entra algo, ejecuto en el momento. No espero a redactar ese mail o posponer el pensamiento para averiguar cómo atacar el asunto. Lo hago en el momento por lo que mi ancho de banda no queda afectado.

Evidentemente hay temas que no puedes atacar en el momento pero en mi caso son pocos. Estos los apunto en un apartado de mi planning diario. Tengo huecos de 30 minutos para temas. Si algo se sale de eso lo apunto. Ninguno de los puntos que tengo debe estar ahí más de una semana. Eso es mi regla. Las cosas tienen que salir de ahí cuando antes.

Esto es mi nuevo sistema. Me funciona.

Tres preguntas básicas para ser más productivo

Cómo tampoco me gusta estar demasiado tranquilo he empezado a meterme en nuevas aventuras (para no decir líos)… Las actividades se pueden multiplicar pero el tiempo es el que tenemos a nuestra disposición. Cómo no puedes ampliar lo que está restringido hay que sacarle mayor provecho al que tienes.

Por lo tanto te pones a pensar en lo siguiente:

• ¿Existen actividades innecesarias que eliminándolas me permiten ahorrar tiempo?
• ¿Estoy trabajando de la forma más efectiva posible para realizar más cosas en menos tiempo?
• Estoy perdiendo procrastinando online perdiendo potencia a nivel de ejecución?

Me gusta pensar que soy disciplinado a la hora de trabajar pero evidentemente estoy muy lejos de tener mi día a día 100% optimizado. Un vicio que tenía era entrar al menos una vez cada hora en mi cuenta de vendedor de Amazon. Ahora que la cosa está funcionando es increíblemente tentativo ya que el negocio ha empezado a arrancar y se ven los resultados.

Un “truco” sencillo para ser más productivo

A pesar de que esto me conlleve únicamente 30 segundos entre entrar y salir pierdo en efectividad a la hora de ejecutar una tarea. Hay que tener en cuenta que hay una fase de concentración que hay que retomar cada vez hasta el punto donde lo has dejado. En vez de realizar una tarea del tirón en 30 minutos, tardas 40.

Por lo tanto me he autoimpuesto una regla. Puedo acceder a la cuenta a las 9.00, 13.00, 19.00 y 23.00 horas cada día. Dejo de trabajar sobre las seis de la tarde pero la regla sigue en pie porque hay que desconectar en algún momento. Despejar la mente aunque cueste ayuda a estar más relajado lo que te permite dormir mejor y por lo tanto poder atacar las tareas el próximo día con un mayor grado de concentración.

Lo que yo me he autoimpuesto en este campo se podría aplicar también al correo electrónico, a las redes sociales o a Google Analytics entre otras muchas cosas. Esto requiere autocontrol y disciplina pero merece la pena porque te ayuda a estar más relajado durante el día.

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