Hay una cosa que me ayuda mantener un nivel alto de organización: hacer todas las cosas que puedo en el momento:

• Redactar un mail.
• Apuntarme una tarea.
• Realizar una llamada.
• Rellenar un documento.

Tú lo nombras. La mejor forma de mantener un nivel alto de organización es no permitir que llegue a tu lista de tareas. Lo que puedas, hazlo enseguida. Lo que no, te lo apuntas. No tardes en documentarte porque sino las cosas quedan en el olvido y surge el caos.