Productividad

Hoy no vamos a hablar de ti ni de mi. Esta vez le toca a Juan. Un padre de familia con 2 peques que trabaja en una pequeña pyme cerca de su casa. Esto es la historia de su día ultra-productivo. Vamos a ponernos en su piel y vivir la jornada con sus ojos y pensamientos.

El día en el que Juan logró un día ultra-productivo

Suena el despertador. Son las 5.45 horas de la mañana. Tu pareja y tus dos peques siguen en la cama. Te levantas, vas al baño y empiezas a vestirte con la ropa que te sacaste el día anterior para no tener que buscarla. Bajas las escaleras donde te esperan tus zapatillas de correr. No hay excusas. La felicidad no tiene mañana.

Te las pones junto con el pulsómetro que en realidad utilizas ya únicamente para medir distancias. Sales 70 minutos a rodar, vuelves y estiras 5 minutos. Abres la puerta de tu casa, entras y pillas algo de beber. No escuchas ningún ruido. Bien, la familia sigue dormida.

Subes, te duchas y te vistes. Los peques se han despierto. Toca vestirlos y preparar el desayuno. Te preparas una tostada, te la comes y sales a trabajar. Te despides, les das un beso a todos y sales por la puerta. Hoy no te toca llevar los peques al colegio. Pillas la bici para llegar en menos de 10 minutos a la oficina.

Llegas y pones el candado. Abres la puerta y entras. Bien, no hay nadie, todavía no son las 8. Abres tu lista de tareas y empiezas por la que más has evitado los últimos días. Te pones la música con cascos. La escuchas pero no la escuchas. En 30 minutos te has quitado por fin el marrón de la semana. Llega el primer compañero. Bajas 10 minutos con el para tomar tu primer café del día. Sin darte cuenta te han entrado 10 nuevos mensajes del grupo de Whatsapp de padres del colegio. Decides abandonarlo. Ya se lo explicarás a todos para que no se lo tomen mal. Hoy no puede haber distracciones.

Vuelves y en 1 hora has puesto tu bandeja de entrada en cero mails. Sabes que no durará pero te motiva para seguir adelante. Estamos a martes y el viernes toca la presentación. Decides esta vez no hacerlo en el último minuto y te pones con ella. Te surge la idea de combinar diferentes elementos de conferencias que ya impartiste en el pasado. Cambias tres imagines, añades 4 nuevas diapositivas y en menos de 1 hora te quitas otro punto gordo de la lista.

Vamos bien pero todavía no son las 12 y tienes la sensación de que hoy es tu día. Decides permitirte un premio y atacas una tarea de baja prioridad pero que te gusta. Terminas el boceto de un e-book en 2 horas y se lo pasas a revisar a un compañero. Es la hora de comer. Un buen momento para una pausa.

En vez de salir con los demás decides esta vez ir a la panadería para pillarte algo rápido. Entre bajar, subir y comer han pasado menos de 30 minutos. Decides ir al bar para pillarte un café que te beberás sentado en tu escritorio. Por no hincharte la panza evitas el cansancio que te suele pillar después de comer. Sigues con un nivel alto de energía aunque con un poco de menos fuerza que esta mañana.

Te distraes y sin darte cuenta pasan 10 leyendo los posts de tus “amigos” en Facebook. Alguien ha tenido un hijo. Lees el título de un artículo llamado “Cómo tener un día ultra-productivo” lo que te genera un flash en la cabeza que te hace cerrar sin pensar la ventana de navegación. Te pasa por la cabeza. “Nada de Facebook hasta que vuelva a casa y los peques estén cenando. ¿Trato? ¡Hecho!”

Ves a tu jefe Jorge que está teniendo un rato en el que no tiene el teléfono en la mano. Podría ser un buen momento para pedir mayor responsabilidad y un mayor sueldo en la empresa. Después de casi tres años te lo mereces. Le has tenido miedo a esta conversación porque te gusta tu puesto y no quieres arriesgar perderlo. Al mismo tiempo también tienes la ambición de avanzar para no quedarte parado sin darte cuenta.

“Juan, me lo has puesto muy difícil decirte que no. No será mañana pero dentro de 3 meses no sentamos.” Sabes que lo has logrado porque Jorge no es un tipo de hablar y luego no hacer nada.

Han pasado 45 minutos desde que entraste en el despacho pero probablemente los mejor invertidos para mejorar tu futuro y el de tu familia. Hoy no hay nada que te haga parar. Eliminas tres tareas de dificultad media más de tu lista. Son las 17.45 horas. Decides que para hoy es suficiente y aprovechas para jugar un poco más de tiempo con los peques.

Llegas a casa y sorprendes a todos por llegar tan temprano. Desconectas un poco y pasas el rato con tus seres queridos. Ayudas a prepararles la cena. Es un momento donde ven 30 minutos la tele. Te acuerdas del post de Facebook y decides invertir tu tiempo de otra forma.

Por fin acabas ese post de tu nuevo blog que hace un poco de tiempo que ya no actualizas. Lo terminas, corriges y publicas. Para ello sí que entras en Facebook. A ver lo que les parece a tus “amigos”. Después de pocos minutos recibes los primeros comentarios. Tienes claro que esta vez no tardarás tanto tiempo hasta publicar otra vez.

Toca acostar los peques: limpiar los dientes, pijamas, cuento y cantar. Por fin los papas pueden descansar. Un poco de tele y a la cama.

Lecciones aprendidas de un día ultra-productivo

Esto podría haber sido un día ultra-productivo de cualquiera. En vez de salir a correr igual lo tuyo hubiera sido estudiar una hora un idioma nuevo. Remplaza jugar con los peques por tomar algo con los amigos. La conversación con el jefe igual en tu caso la tienes pendiente con tu socio. En vez de estar en Facebook a ti te gusta más Instagram, Twitter u otra…

¿Cuáles son los factores clave de un día ultra-productivo si cogemos el caso de Juan como ejemplo? Hay varias. No sé si te habrás dado cuenta.

  1. Mentalización: ser productivo requiere estar preparado mentalmente para ello. Pocos deciden salir a correr a las 6 de la mañana porque no pueden dormir. Lo tienes planificado al menos con 24 horas de antelación. Para despejar cualquier duda en el momento que suene el despertador es incluso mejor fijar esos días a una semana vista.
  2. Planificación: Juan trabaja con listas que le ayudan priorizar sus tareas. Puedes utilizar Evernote o cualquier otra cosa que te ayude organizarte mejor pero lo importante es que empieces por alguna parte. No son únicamente una herramienta de productividad sino también de motivación. Para unos resultados óptimos hay que combinar ambos elementos y mantener el ánimo alto mientras que completemos las tareas.
  3. Tolerancia a la frustración: haber perdido tiempo en redes sociales no es el fin del mundo. No hay que tener de repente una mala conciencia o remordimientos por ello. Estos pensamientos negativos son contraproducentes por hunden nuestra motivación y con ello la productividad. Nadie es capaz de sacar provecho del 100% de tiempo disponible. No somos maquinas.
  4. Minimizar el ruido en la comunicación: Whatsapp, Twitter, Facebook, Skype, etc. son todo fuentes de comunicación que pueden generar mucho ruido. Recuerda que estos mensajes típicamente son prioridades de terceros y no las tuyas. A veces hay que aplicar medidas “radicales” como la de Juan saliéndose del grupo de Whatsapp. Exceso de comunicación puede ser un factor de estrés, cosa que en una jornada productiva sería contraproducente.
  5. Conocer los limites: productividad no significa tener que exprimir la última gota de energía del día, sino dejar margen para la recuperación y coger fuerzas para el resto de la semana. Hay que conocer los limites e incluso dejar algo de margen. Es esencial encontrar un equilibrio entre el trabajo y las demás cosas que te importan.
  6. Sacar provecho de tiempos muertos: hay momentos durante el día que no se aprovechan ni para descansar ni para trabajar. Identificarlos y sacarle rendimiento de una u otra forma es clave para tener un día ultra-productivo. Siempre puede haber algún Life Hack que te sea útil en este contexto.
  7. Disciplina: vamos a ver. Esto fácil no es. Tienes que poner el culo en movimiento y tener control sobre ti si quieres lograr las cosas. No hay que abandonar cuando te enfrentes a momentos de debilidad. Estos los tenemos todos. Lo importante es seguir adelante el camino que has empezado en algún momento.

No hay que confundir ultra-productividad con mega-estrés. No es lo mismo aunque igual algunos lleguen a entenderlo de esa manera. Un día ultra-productivo respeta los limites de cada uno. Aun así cansan enormemente porque la concentración también requiere mucha energía. No recomiendo tener la expectativas que todos los días de la semana puedan ser como este.

Como todo en la vida es cuestión de entrenamiento. Si no estás acostumbrado e intentas copiar lo que ha hecho Juan caes enfermo en la cama porque en vez de ser productivo únicamente has tenido un día muy estresante. Hay que ser consciente y detectar los agujeros de tiempo porque son los que en general más ahorro suponen.

Esto es como correr una maratón. No se llega del día a la mañana. Pero si empiezas y no paras, en algún momento llegarás.

Foto de Fotolia | @industrieblick

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